Unklare Projektziele und Anforderungen
In der Anfangsphase eines Projekts sollte genug Zeit investiert werden, um die Ziele und Anforderungen gemeinsam mit allen Stakeholdern klar zu definieren. Bei wigital arbeiten wir mit detaillierten Konzeptionen, die als Fundament für jedes Projekt dienen. Wir setzen auf Werkzeuge wie Projektbriefings und Lastenhefte, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben und die Vision klar ist. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Anforderungen während des Projekts gewährleisten wir, dass wir auf Kurs bleiben und flexibel auf Veränderungen reagieren können. So schaffen wir gemeinsam eine solide Basis für den Projekterfolg.
Mangelnde Kommunikation
Eine transparente und regelmäßige Kommunikationsstruktur ist entscheidend für den Projekterfolg. Bei uns in der Agentur setzen wir auf Scrumban, um eine dynamische und offene Kommunikation zu gewährleisten. Regelmäßige Meetings und Sprint-Reviews, sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets informiert sind und ihre Stimmen einbringen können. Wir nutzen geeignete Kommunikationskanäle, die für alle zugänglich und effektiv sind, um den Austausch zu fördern und den Fortschritt transparent zu halten. So schaffen wir ein Umfeld, in dem alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und gemeinsam an den Zielen arbeiten können.
Unzureichendes Risikomanagement
Wir vermeiden Risiken in Bezug auf neue Technologien dadurch, dass wir vor oder auch innerhalb des Projekts ausreichend Zeit für Vorprüfungen, Recherche und Technologie-Tests einplanen. Um unerwartete Kosten zu vermeiden, sollte von Anfang an ein Puffer eingeplant werden, aber auch eine offene und rechtzeitige Kommunikation mit den Stakeholder*innen stattfinden, damit notwendige Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden können.
Fehlende Ressourcenplanung
Projekte scheitern oft, weil die benötigten Ressourcen – sei es Zeit, Geld oder Personal – nicht ausreichend geplant oder bereitgestellt werden – dies gilt für Auftragnehmer wie Kundenseite. Dadurch kann es zu Engpässen, Überlastung des Teams und letztlich zu Verzögerungen oder schlechter Qualität kommen.
Eine detaillierte Ressourcenplanung, die den realen Bedarf des Projekts widerspiegelt, hilft dabei, die Ressourcen besser zu überblicken und zu planen. Berücksichtigt werden dabei auch Pufferzeiten und zusätzliche Kapazitäten, um auf unerwartete Anforderungen reagieren zu können. Überprüft wird die Ressourcenplanung regelmäßig und bei Bedarf angepasst.
Bei wigital setzen wir, neben unserer Agentursoftware, zusätzlich eine verantwortliche Person für die Kapazitätsplanung ein. Diese behält die Kapazitäten des gesamten Teams im Blick, greift Engpässen übergreifend vor und sorgt somit für die Priorisierung dringender Aufgaben.
Unrealistische Zeitpläne
Ein häufiger Fehler ist die Planung unrealistischer Timings, die entweder zu optimistisch sind oder wichtige Zwischenschritte nicht ausreichend berücksichtigen. Was zu Stress im Team führt und die Qualität der Arbeit beeinträchtigen kann.
Realistische Zeitpläne, die auf fundierten Schätzungen und der Erfahrung aus früheren Projekten basieren, sind viel wert. Neben den bereits genannten Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse empfehlen wir zusätzlich die Berücksichtigung wichtiger Meilensteine, um den Fortschritt zu überprüfen und zu erkennen, ob der Zeitplan bei Bedarf angepasst werden muss.
Unzureichende Einbindung der Stakeholder
Bei wigital legen wir großen Wert darauf, relevante Stakeholder von Anfang an aktiv in jedes Projekt einzubinden. Dies erreichen wir durch Kick-off-Meetings, in denen wir gemeinsam die Projektziele und Erwartungen festlegen.
Regelmäßige Updates, wie Jour fixes und Feedback-Sessions, sind für uns selbstverständlich. Diese Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets informiert sind und ihre Meinungen einbringen können.
Wir nutzen gemeinsam mit unseren Kunden digitale Plattformen, um den Austausch zu erleichtern und Feedback in Echtzeit zu sammeln. Dadurch fördern wir das Vertrauen und stellen sicher, dass das Projekt den Bedürfnissen aller Stakeholder gerecht wird. So entsteht eine offene und kooperative Atmosphäre, die den Projekterfolg unterstützt.
Fehlendes Change Management
Nach einer interdisziplinären Analyse und Zustimmung aller Stakeholder kommunizieren wir die Änderungen immer klar und aktualisieren den Projektplan entsprechend. Durch regelmäßige Überprüfungen und Feedback stellen wir sicher, dass die Änderungen reibungslos umgesetzt werden und das Projekt auf Kurs bleibt.
Fazit
Fehler im Projektmanagement passieren – doch anstatt sie als Rückschläge zu sehen, sollten wir sie als Chance begreifen. Sie zeigen uns, wo es hakt und wo wir Prozesse verbessern können.
Was macht gutes Projektmanagement aus? Klare Ziele, offene Kommunikation, durchdachte Planung und die Bereitschaft, aus Erfahrungen zu lernen. Wer diese Punkte im Blick behält, vermeidet typische Stolpersteine und sorgt dafür, dass Projekte effizienter und erfolgreicher laufen.
Indem wir aus Fehlern lernen, optimieren wir nicht nur unsere Abläufe, sondern schaffen auch bessere Ergebnisse. Jedes Projekt bringt uns weiter – und genau darum geht es.
